La plupart des entreprises qui ne sont plus satisfaites de leur prestataire de nettoyage ne changent pas tout de suite. Elles attendent, parfois des mois. La raison est presque toujours la même : la peur du trou. Personne n’a envie d’expliquer à quarante collaborateurs que les bureaux ne seront pas faits pendant deux semaines, le temps que le nouveau prestataire s’organise.
C’est une crainte légitime, et c’est aussi un problème de logistique qui se règle. Un changement bien préparé demande deux à trois semaines et zéro jour d’interruption. Voici comment il se déroule.
1. Relire votre contrat actuel avant toute chose
Avant de demander la moindre offre, sortez le contrat en cours et cherchez trois choses : la clause de résiliation, la durée d’engagement et l’éventuelle reconduction tacite.
Les durées de préavis varient fortement d’un contrat à l’autre dans ce secteur : il n’y a pas de règle unique, seul votre contrat fait foi. Vérifiez aussi la forme exigée, car certains contrats demandent un courrier recommandé et une résiliation envoyée par e-mail peut alors être considérée comme nulle. C’est le détail qui fait perdre un trimestre entier.
Tant que vous n’avez pas cette date en tête, tout le reste du calendrier reste théorique.
2. Mettre votre cahier des charges noir sur blanc
Profitez du changement pour écrire ce que vous voulez vraiment, plutôt que de recopier l’ancien contrat. C’est le seul moment où vous pouvez corriger ce qui ne fonctionnait pas.
Trois questions suffisent à faire le tri : qu’est-ce qui doit être fait à chaque passage, qu’est-ce qui revient au mois ou au trimestre, et quels sont les points sensibles de vos locaux : une salle de réunion visible depuis l’accueil, des sanitaires très fréquentés, une cuisine d’étage, un sol qui marque. Nous avons détaillé les rubriques à ne pas oublier dans notre article sur ce que doit contenir un contrat d’entretien de bureaux.
Si votre hésitation porte sur le rythme plutôt que sur le contenu, la question se pose autrement : nous l’avons traitée dans à quelle fréquence faire nettoyer ses bureaux.
3. Faire visiter les locaux, pas seulement envoyer un plan
Une offre chiffrée sur la seule base d’un nombre de mètres carrés est une estimation, pas un engagement. Une visite sur place permet de voir les revêtements de sol, l’état réel des sanitaires, les surfaces vitrées intérieures, la hauteur des locaux, et surtout les contraintes d’accès : horaires possibles, alarme, badges, étages fermés, salles qui ne doivent jamais être ouvertes.
C’est aussi à ce moment qu’on repère si les locaux ont besoin d’une remise à niveau avant de repartir sur un entretien courant. Quand l’entretien a dérivé pendant des mois, aucun passage hebdomadaire ne rattrape le retard : il faut une intervention de départ, puis le rythme normal.
4. Régler la question des clés, des badges et de l’alarme
C’est le point le plus souvent négligé, et le seul qui touche à votre sécurité. Trois règles simples :
- La restitution des clés et badges de l’ancien prestataire se fait contre décharge écrite, avec le compte exact de ce qui est rendu.
- Les codes d’alarme sont changés au moment du changement de prestataire, pas trois mois plus tard.
- Le nouveau prestataire reçoit ses accès à son nom, avec la liste des personnes qui interviendront réellement.
5. Les consommables et le local d’entretien
Vérifiez qui fournit quoi : papier, savon, sacs, essuie-mains. Si c’était l’ancien prestataire, faites le point sur les stocks restants avant son dernier passage : sinon la première semaine du nouveau commence par une rupture de papier dans les sanitaires, et c’est la seule chose dont vos collaborateurs se souviendront.
Même chose pour le matériel entreposé dans le local d’entretien : une partie appartient souvent au prestataire sortant et repart avec lui.
6. Prévoir un chevauchement, jamais un trou
La règle est simple : le premier passage du nouveau prestataire se fixe en fonction du dernier jour de l’ancien, et la visite de prise en main a lieu pendant que l’ancienne équipe travaille encore. Vous ne perdez pas un jour, et les deux prestataires ne se croisent jamais dans vos bureaux.
Voici un exemple de déroulé, à adapter au préavis de votre contrat :
- Semaine 1 : relecture du contrat, cahier des charges, visite des locaux, offre.
- Semaine 2 : résiliation envoyée dans les formes, date de reprise fixée, consignes d’accès préparées.
- Semaine 3 : restitution des clés contre décharge, remise des accès, remise à niveau si nécessaire.
- Jour de reprise : premier passage selon le nouveau cahier des charges.
- Deux semaines après : point qualité et ajustements.
7. Les deux premières semaines décident de tout
Aucune reprise n’est parfaite au premier passage : il faut apprendre les lieux, les habitudes, les horaires qui gênent le moins. Ce qui distingue une bonne reprise, c’est la vitesse de correction.
Chez nous, cela passe par trois choses. Un superviseur se déplace pour contrôler le travail sur place : ce n’est pas l’équipe qui s’auto-évalue. Vous avez un interlocuteur unique, la même personne du devis au suivi, sans standard qui renvoie sur un répondeur. Et nous intervenons 7 jours sur 7, ce qui permet de caler les passages en dehors de vos heures de bureau, week-end compris.
Et si vous changiez au mauvais moment de l’année ?
Il n’y a pas vraiment de mauvais moment. Contrairement aux déménagements, l’entretien de bureaux ne dépend d’aucune échéance de calendrier : un changement se prépare aussi bien en février qu’en octobre. La seule période à éviter est la semaine qui précède vos propres fermetures, parce que plus personne n’est disponible pour faire le point.
Si vous voulez comparer sans vous engager, décrivez-nous vos locaux : surfaces, nombre de postes, sanitaires, revêtements, horaires possibles : et nous établissons un cahier des charges détaillé pour le nettoyage de vos bureaux à Lausanne, avec la fréquence poste par poste. Vous pourrez le mettre en face de votre contrat actuel, ligne par ligne.